关于严格各学生组织采购和报销物品的通知

各学生组织、各学生干部：

现就各学生组织（学生会、青协、社团、艺术团等）及学生干部采购和物品报销流程做以通知和说明：

1、自本学期开始，所有组织、部门需要采购物品一定要至少提前一周上交活动策划书，并填写物品采购计划申请表。学生会、青协及其他艺术团等学生组织填写附件1《元培学院团委活动采购计划申请表（模板）。》社团填写社团专用表，即附件2《元培学院团委活动采购计划申请表（社团用表）》。采购计划表填写以后待团委老师同意后确定采购形式，如果团委部门可以采购的会直接帮大家采购好，发票报销等事宜由团委老师负责做好。如果需要学生组织自行购买的，会提前通知自行采购。

2、采购申请表格里一定要写清楚活动内容、活动时间，逐条列出需要采购的物品和金额，建议大家在采购物品时提前联系采购方以便填写好采购申请表。申请理由一栏一定要写清楚何时用于什么活动。采购金额要大于或等于实际报销金额。批准以后通知进行采购方可进行，未经审批私自采购的物品不予报销。

3、关于学生组织自行采购的物品，报销时需要以下材料：A、需要有正规电子发票（抬头：绍兴文理学院元培学院；纳税人识别号：12330600774385899B ；发票单价应该为整数或者保留一位小数，这样的发票可以报销，不要出现单价后面有三到四位小数的情况，这样的发票不能报销。有些物品涉及到有清单的还要开具采购清单）B、要有支付的金额截图，截图的金额一定是跟发票一致的。C、涉及到发放给学生个人的物品还要填写物品领用清单，谁领用谁签字，签字手写，必须要如实填写。不能出现代签的情况，比如物品发给张三的让李四签字，务必要杜绝。D、涉及到开展活动并颁发奖品的，还需要提供活动新闻稿及领奖人拿取奖品拍摄的照片。建议采购的奖品：笔记本、手账本、雨伞、水杯、充电宝、卡套、书签、收纳盒、文件夹 。

所有采购的发票如实报销，杜绝变相开发票的现象。餐费、路费、食物不能报销。

4、关于发票上交及签字报销流程：

学生会、青协、艺术团等学生组织开具的发票及材料直接给赵丽颖老师负责报销（办公室：国际文化交流中心101）。社团采购物品涉及到社团管理中心采购的交给赵丽颖老师报销，如果涉及到个别社团开展活动出现的发票，发票的经办人找指导老师签字，证明人是挂靠单位负责人签字（即分院的分团委书记）涉及到物品需要作为资产的，由挂靠单位负责人负责做入资产管理系统，部门领导找俞路老师签字，然后由指导老师（学生不能去报销）再去财务报销。

注意：请大家一定要记得活动需要采购物品至少要提前一周上交活动策划和采购计划申请表。批准以后方可进行活动和物品采购。

附件1： 元培学院团委活动采购计划申请表（模板）

附件2：元培学院团委活动采购计划申请表（社团用表）

附件3：绍兴文理学院元培学院活动领用签收单

             共青团绍兴文理学院元培学院委员会

                     2021年10月27日

 绍学院元培团〔2021〕40号：关于严格各学生组织采购和报销物品的相关说明.docx